在企業(yè)經營活動中，“會計檔案”的管理很容易被忽視，但實際又十分重要。

為什么說它重要?

因為會計檔案是企業(yè)生產經營活動結果最直觀的數據記錄，記錄了企業(yè)各項活動產生的各種經營數據，具體包括費用報銷單、支出憑證、借款單等財務單據，以上需按照原始憑證所要求填列的項目逐項填列齊全，不得遺漏和省略。

劃重點：企業(yè)各項經營，最直觀的數據記錄!

老板天天強調“我們要用數據說話”，“數據就是真理”，“數字證明一切”，“胸中有數，心中有術”，奈何財務總是心有余而力不足，按照傳統(tǒng)檔案管理流程——財務40%時間處理發(fā)票查驗，30%時間處理報銷憑證，15%時間打印整理裝訂，沒有有效的索引聯系，連查閱調閱檔案都不方便，更遑論數據統(tǒng)計分析!!!

會計檔案 管理究竟 能否爬出紙張的海洋？會計檔案能否徹底解決易用性的問題？會計檔案能否助力企業(yè)降本增效？會計檔案 又 能否挖掘更大的數據價值？

在回答這些問題之前，我們先來分析一下傳統(tǒng)會計檔案管理的劣勢。

傳統(tǒng)會計檔案管理劣勢

1、歸檔流程復雜。

財務人員需將所有檔案文件打印，人工匹配記賬憑證與原始憑證;匹配、貼票、裝訂消耗大量時間。

2、歸檔成本高昂。

紙質檔案的輸出、整理，消耗大量人力、物力;保管占用空間大，長期保存產生高額的維護成本。

3、索引利用不便。

紙質會計檔案與財務系統(tǒng)數據無法建立有效索引聯系，影響工作效率，調閱成本高、管理風險大。

4、不利于長期保存。

紙質檔案的保管不僅占用大量物理空間，且其受到溫濕度或者自然災害、意外事故影響大，易損毀。

5、不利于業(yè)務決策支持。

紙質會計檔案管理繁雜，很難形成有效的資源數據庫，導致無法進行數據分析，為經營管理決策提供有效的數據洞察。

傳統(tǒng)會計檔案管理的種種劣勢，使得推進企業(yè)檔案的數字化管理成為必然趨勢。

檔案管理的數字化趨勢

2020年3月、6月、11月，財政部、國家檔案局分別發(fā)布了財會【2020】6號文《關于電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》、《中華人民共和國檔案法》、《電子檔案單套管理一般要求(征求意見稿)》，明確了電子發(fā)票、行程單、銀行回單等多種電子會計憑證可以僅以電子形式報銷入賬歸檔。

2022年3月，國家檔案局印發(fā)《關于進一步加強機關業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作的通知》，明確了業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作的總體要求、主要任務和工作安排，并提出了推進業(yè)務系統(tǒng)歸檔工作的思路、模式與方法;2022年9月，《國務院辦公廳關于進一步優(yōu)化營商環(huán)境降低市場主體制度性交易成本的意見》，已明確于2022年底前實現電子發(fā)票無紙化報銷、入賬、歸檔、存儲;2023年1月，五省市稅局同時發(fā)文，宣布開展實施數電票開票試點，數電票時代全面來臨!

政策的驅動使得檔案管理的數字化建設發(fā)展進入快車道。

積極響應政策趨勢，憑借在財稅信息化和數字化領域的領先優(yōu)勢，百望云升級了電子會計檔案產品解決方案，通過核算系統(tǒng)、報銷系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、影像系統(tǒng)對企業(yè)會計資料進行自動采集，實現電子會計檔案在線采集、整理歸檔、查看調閱、檔案移交、鑒定銷毀的全生命周期管理，助力企業(yè)高效、便捷管理電子會計檔案。

百望云電子會計檔案解決方案的核心亮點：

數電票歸檔

支持數電票歸檔及無障礙預覽。上傳電子發(fā)票版式文件，自動票據識別結構化數據，智能分類高效利用;上傳電子發(fā)票XML文件，通過解析XML提取元數據，前端渲染數電票票面，方便在線預覽。

 

精準的全文檢索

通過OCR技術，可精準提取票面信息(包括一圖多票)，通過關鍵詞可準確高亮定位至關鍵檔案信息，同步聯查相關檔案資料，檔案利用事半功倍。

數據駕駛艙

優(yōu)化檔案統(tǒng)計和數據分析能力，支持原始憑證庫數據量、記賬憑證數據量、會計賬簿數據量、財務報告數據量、其他會計資料數據量的統(tǒng)計展示;支持企業(yè)檔案成本分析測算，節(jié)約紙張、場地成本和減少碳排放量等的統(tǒng)計展示，企業(yè)檔案數據一目了然，助力數據價值挖掘。

 

檔案全生命周期

支持電子會計檔案自動采集、智能歸檔、查詢調閱、檔案移交、鑒定銷毀，實現在線化、自動化、數字化會計檔案閉環(huán)管理。

業(yè)財稅檔一體化

基于百望云數字商業(yè)平臺，電子會計檔案可與進銷項、費控報銷、納稅申報等財稅數字化產品深度融合，幫助企業(yè)完成業(yè)財稅檔一體化建設，全面提升交易與管理效率，賦能業(yè)務發(fā)展。

電子會計檔案完美的解決了傳統(tǒng)會計檔案管理的痛點，也回答了會計檔案管理能否爬出紙張海洋、徹底解決易用性、助力企業(yè)降本增效、挖掘更大的數據價值的問題。

以百望云金融行業(yè)的某銀行客戶為例，按照實際測算，在使用電子會計檔案后：

成本方面 ，該銀行減少紙質憑證232萬張，減少紙質賬簿241萬張，減少紙質會計報表5.2萬張，累計節(jié)約600多萬元成本。

效率方面 ，紙質原始單據從業(yè)務經辦人傳遞到財務核算人員和復核人員，最后歸檔到檔案部門，經歷4~5個環(huán)節(jié)，耗時2~5天，利用系統(tǒng)處理后，普通費用報銷在2個小時內便可完成;紙質檔案檢索和調閱時間為2小時，而電子會計檔案檢索平均時間為2分鐘，提高檔案利用效率60倍。

數據方面， 該銀行搭建了電子會計檔案資源數據庫，沉淀數據資產，為經營管理決策提供了重要的數據洞察，助力財務管理的數字化轉型。

所以，關于會計檔案管理，為什么他的公司“成本更低，效率更高，數據使用更有價值”，你有答案了么？

(新媒體責編：wa12)