積攢紙質發票、手動提交報銷一直是拖慢工作效率，影響員工體驗的因素之一。尤其對于企業財務人員來說，每當報銷日來臨，整理員工提交的紙質發票、核對報銷單據，制作費用報告都是令人十分頭疼的事。以往眾多企業都會面臨的問題，如今對于羅賓遜全球物流來說，輕而易舉便可以完成。憑借SAP Concur費用管理解決方案，羅賓遜全球物流擺脫了紙質發票和手動報銷帶來的困擾，費用審批流程可在線上輕松完成，既易于核算數據，又保證了報銷和費用管理流程的合規性。

羅賓遜全球物流有限公司于1905年成立于美國，是全球最大的第三方物流供應商之一。公司在亞太地區的主要業務涵蓋海運、空運、陸路運輸服務、合同物流、行業物流解決方案和全球貨運服務，涉及大中華、韓國、新加坡、馬來西亞等多個國家，在職員工超過1,500名。2006年，羅賓遜全球物流在中國成立辦公室，致力于為中國企業提供出色的物流服務。

羅賓遜全球物流內控高級經理Greta Chen表示：“手動提交紙質票據一直影響著員工報銷和財務審批的效率。部署SAP Concur費用管理解決方案后，財務同事可以線上統一審批員工報銷，減少紙質票據帶來的流程慢、易出錯等困擾，實現了差旅費用流程自動化。不僅提高了工作效率，還增強了差旅費用管理流程的合規及透明度，幫助管理層基于準確的數據做出最佳分析和決策。”

物流講究快和穩，財務流程不能拖后腿

據統計，除主營業務支出外，羅賓遜全球物流有15%的差旅費用支出來自銷售及行政支出，其龐大的員工群體以及遍布全球的生態圈，需要員工填報大量的報銷和出差申請。但羅賓遜全球物流過去采用傳統手動報銷及分散式財務管理模式，難以滿足內部大批量處理補貼和差旅報銷的需求。對此，羅賓遜全球物流需要借助數字化工具優化其財務管理模式，以解決以下挑戰:

落后的手動填報報銷流程降低財務合規性：

羅賓遜全球物流以往采用的是手工填報，員工在填寫費用類型時隨意性較大，同時后端財務同事也可能發生同類型費用錄入標準不統一，導致核算時數據口徑不一致。此外，員工缺少對報銷費用所需支持性附件的統一指引，同類費用可能支持性附件有所不同，因此導致財務合規性不高。

審批流程不統一，難以核算和統計數據：

管理層常面臨大量的紙質單據等待審批的情況，并且可能會因為出差等原因延誤審批。企業內部也缺乏使用統一的報批規范，管理層難以根據費用金額的大小和風險的高低實施相應的管控方案。此外，在處理異常情況時，管理層與財務部門容易出現標準不一致的現象。

分散式財務管理模式，降低差旅費用流程的透明度：

較為分散的財務管理模式對應各個負責人的職能也相對分散，并且人力資源將多用于重復性的工作，易產生不合規行為。而紙質單據的使用，對任何層級的員工缺少透明度，更不利于合規性檢查。

SAP Concur

跟隨美國總部的部署方案，羅賓遜全球物流在北亞及東南亞地區發展數字化管理流程中也選擇了SAP Concur，以自動化和規范化的費用管理流程，提高內部財務流程的工作效率，提升費用報銷合規性。

自動化審批流程，提高員工效率：

SAP Concur費用管理解決方案采用人工智能和機器學習等最新技術，簡化羅賓遜全球物流從系統實施到提交費用報告的整個支出管理流程。在部署SAP Concur之后，羅賓遜全球物流實現費用流程自動化。以往漏洞百出的手動報銷和提交費用申請過程如今均可以在系統中完成，而紙質票據也可以替換為電子發票，員工僅需要在系統中上傳單據并提交，財務人員便可直接查閱，省時又省力，提高了整體員工的工作效率和使用體驗，讓他們有更多的時間專注于服務客戶和業務拓展。

部署自動化工具的好處同樣適用于審批流程。財務人員可基于規范化的報批流程，在系統中統一批量處理員工報銷和差旅申請單;還可以線上保存單據，避免因紙質單據產生的審批錯誤;此外， SAP Concur成功將羅賓遜全球物流內部的費用報銷集中化管理，由專門的財務人員檢查員工報告，統一安排付款，保證了流程的透明與合規，從而提高報批效率。以往需要花費至少一個月才能完成的審批流程，現在只需兩周即可完成。

#FormatImgID_3#

數字化運營及管理，加強企業信息化水平：

SAP Concur可以幫助羅賓遜全球物流收集和連接數據孤島，整合企業的支出數據，將所有的數據整合到單一視圖中，從而更有效地管理預算，提高預測準確性。財務管理人員可在系統中實時自動化生成費用報告，保證數據可靠性及準確性的同時，便于管理層依靠詳細正確的數據做出最佳決策。

2020年初的疫情對物流行業影響甚大，數字化轉型成為企業產業升級的必由之路。但數字化也不是一蹴而就的，需要循序漸進地開展。羅賓遜全球物流先在企業內建立數字化意識，引進像SAP Concur這樣的云端解決方案，將費用管控轉為信息化、數字化的管控，讓整個運作流程更加透明化、可視化，進一步提高企業的整體信息化水平，提升自身數字化管理的優勢，規避因手動操作帶來的風險。

#FormatImgID_4#

透明化費用管理，提高財務合規性，降低成本支出：

眾所周知，差旅及相關費用是除工資以外的第二大可控成本，而羅賓遜全球物流從占銷售及行政支出15%的差旅費用入手，自動化費用管理并大幅提高差旅政策的透明度。自使用SAP Concur至今的兩年里，羅賓遜全球物流因差旅所產生的費用支出呈現逐年下降趨勢;此外，數據分析技術為管理層提供了更加清晰、可靠的數據，而統一的審批流程也幫助羅賓遜全球物流加強了費用開支的合規性，實現了真正意義上的可管可控。

#FormatImgID_5#

“

羅賓遜全球物流亞洲財務總監Keat Wong表示：“數字化的財務流程是羅賓遜全球物流財務發展的必然趨勢。SAP Concur為我們提供了能滿足需求的智慧化費用管理方案，憑借其突出的自動化技術，助力打造更加集中、統一、透明、合規的費用管理流程，且與我們重視全球數字化進程的理念不謀而合。

(新媒體責編：zfy2019)